Ako u Sloveniji uzimate ili dajete u zakup ured, skladište, trgovinu ili ugostiteljski lokal, ugovor sklapate po slovenskim pravilima. Slovenski izraz za njega je najemna pogodba za poslovni prostor. Od 2021. godine za takve ugovore ne postoji poseban zakon, nego se primjenjuju opća pravila obveznog prava. Zato sve što ugovor ne kaže izričito kasnije postaje predmet tumačenja, a često i spora. U ovom vodiču objašnjavamo koji propis vrijedi, koje odredbe ugovor mora sadržavati, kako se rješavaju porez i troškovi te kojim redom ići od prvog razgledavanja do potpisa. Pišemo za zakupnike i zakupodavce, za tvrtke koje traže sjedište i za vlasnike koji prostor tek žele iznajmiti.
Ukratko
- Za nove ugovore o zakupu poslovnog prostora u Sloveniji od 19. lipnja 2021. primjenjuje se Obligacijski zakonik (OZ), a ne više poseban zakon o poslovnim prostorima.
- Pisani oblik više nije uvjet valjanosti, ali je jedini razuman izbor: bez njega teško dokazujete što ste dogovorili.
- Ugovor mora precizno odrediti prostor, namjenu, trajanje, zakupninu, režijske troškove, održavanje, podzakup i otkaz.
- Porez na dohodak od zakupa ovisi o tome tko kome daje prostor: fizička osoba pravnoj ili fizička osoba fizičkoj osobi.
- Hrvatski predlošci s interneta pozivaju se na hrvatski zakon i za prostor u Sloveniji nisu primjenjivi bez prilagodbe.
Sadržaj
- Koji zakon vrijedi za zakup poslovnog prostora u Sloveniji
- Zakup ili najam: hrvatski izrazi i slovenski dokumenti
- Što ugovor o zakupu poslovnog prostora mora sadržavati
- Zakupnina, porez i tko što prijavljuje
- Kako iznajmiti poslovni prostor: koraci za obje strane
- Posebnosti po vrsti prostora
- Najčešće greške koje skupo koštaju
- Naše iskustvo iz slovenske prakse
- Kada se isplati angažirati agenciju
- Česta pitanja
- Izvori
Koji zakon vrijedi za zakup poslovnog prostora u Sloveniji
Dugo je zakup poslovnih prostora u Sloveniji uređivao poseban Zakon o poslovnim stavbama in poslovnih prostorih (ZPSPP) iz 1974. godine. Taj je zakon ukinut novelom Stambenog zakona SZ-1, koja je, kako objašnjava analiza Dide Volk na portalu Tax-Fin-Lex, stupila na snagu 19. lipnja 2021. Novog posebnog zakona nema, pa se za nove ugovore primjenjuju opća pravila Obligacijskog zakonika.
Što se time promijenilo u praksi? Prema pregledu odvjetničkog društva Neffat o promjenama u uređenju zakupa, najvažnije je ovo:
- Oblik ugovora. Po starom zakonu ugovor je morao biti pisan pod prijetnjom ništavosti. Po OZ-u pisani oblik više nije strogo propisan, ali je i dalje snažno preporučen zbog dokazivanja u sporu.
- Posebne zaštite su nestale. Ukinuta je i mogućnost zakupodavca iz 29. članka ZPSPP-a da nakon otkaza od suda dobije nalog za iseljenje zakupnika na temelju vlastitog zahtjeva. Zakupodavac danas, ako zakupnik ne ode, mora ići uobičajenim sudskim putem.
- Više slobode, manje sigurnosti. Stranke mogu urediti odnos kako žele, ali OZ nije pisan za poslovni zakup u toj mjeri. Stručnjaci zato savjetuju da se sve ključne odredbe što detaljnije zapišu u sam ugovor.
Za ugovore sklopljene prije 19. lipnja 2021. treba posebno provjeriti koja se pravila na njih i dalje primjenjuju. Ako imate takav stari ugovor i planirate aneks ili produljenje, pokažite ga odvjetniku prije nego što bilo što potpišete.
Zakup ili najam: hrvatski izrazi i slovenski dokumenti
Na hrvatskom se paralelno koriste izrazi ugovor o zakupu i ugovor o najmu poslovnog prostora. U Hrvatskoj to područje uređuje Zakon o zakupu i kupoprodaji poslovnoga prostora, a u pitanjima koja on ne uređuje primjenjuju se opća pravila obveznog prava, kako navodi pregled na MojaUprava.hr. Taj zakon vrijedi samo u Hrvatskoj.
Za prostor u Sloveniji to znači tri stvari:
- Dokument se zove najemna pogodba. Stranke su najemodajalec (zakupodavac) i najemnik (zakupnik), a zakupnina je najemnina.
- Hrvatski i srpski predlošci nisu dovoljni. Članci koji se pozivaju na hrvatski zakon, OIB, javnobilježničku praksu u Hrvatskoj ili ćiriličnu terminologiju u Sloveniji nemaju pravnu podlogu.
- Jezik ugovora. Ako ga potpisuju strane koje ne govore slovenski, praktično je dvojezično izdanje s odredbom koja verzija prevladava u slučaju razlike.
U ostatku teksta koristimo hrvatske izraze, a slovenske navodimo tamo gdje ćete ih sresti u dokumentima.
Što ugovor o zakupu poslovnog prostora mora sadržavati
Budući da zakon malo toga propisuje za poslovni zakup, dobar ugovor sam pokriva sve što se može pokvariti. Sljedeća tablica prikazuje odredbe koje u praksi ne smiju nedostajati i zašto su važne.
| Odredba | Što zapisati | Zašto je važna |
|---|---|---|
| Ugovorne strane | Puni naziv ili ime, adresa, matični i porezni broj, zastupnik s ovlaštenjem | Bez točnih podataka teško je ovrhom naplatiti dug ili poslati otkaz |
| Predmet zakupa | Adresa, katastarska oznaka, ID dijela zgrade, površina, tlocrt kao prilog, parkirna mjesta, oprema | Spor o tome je li skladišni kutak ili terasa dio zakupa česta je i skupa pojava |
| Namjena | Točna djelatnost: ured, trgovina, skladište, ugostiteljstvo | Zakupnik smije koristiti prostor samo za ugovorenu namjenu |
| Trajanje | Određeno ili neodređeno vrijeme, datum primopredaje, opcija produljenja | Određuje kako i kada se ugovor može okončati |
| Zakupnina | Iznos, PDV, rok i način plaćanja, usklađivanje (indeksacija) | Bez klauzule o usklađivanju zakupnina godinama ostaje ista |
| Troškovi | Režije, rezervni fond, upravljanje zgradom, osiguranje, porez na nekretninu ili NUSZ | Upravo ovdje nastaje većina nesporazuma |
| Jamstvo | Depozit, bankovna garancija ili jamstvo matične tvrtke, uvjeti povrata | Štiti zakupodavca od neplaćanja i štete |
| Održavanje i adaptacije | Tko plaća tekuće, a tko investicijsko održavanje; tko odobrava preuređenje i čija su ulaganja na kraju | Odlučuje tko plaća novi klima uređaj ili krov |
| Podzakup | Dopušten ili ne, uz čiju suglasnost | Važno za tvrtke u grupi i za coworking modele |
| Otkaz i raskid | Otkazni rok, razlozi za izvanredni raskid, posljedice kašnjenja s plaćanjem | Bez toga se oslanjate na opća pravila OZ-a |
| Vraćanje prostora | Stanje pri predaji, zapisnik, rok iseljenja, ugovorna kazna | Skraćuje put do ponovnog iznajmljivanja |
| Ostalo | Sjedište tvrtke na adresi, natpisi i reklame, pristup 0-24, mjerodavno pravo i sud | Sitnice koje kasnije postaju velike |
Tri odredbe zaslužuju dodatnu pažnju.
Namjena i podzakup. Zakupnik smije prostor koristiti isključivo za ugovorenu namjenu i ne smije ga dati u podzakup bez suglasnosti zakupodavca, a odgovara i za štetu nastalu dok prostor koristi. Ako planirate proširiti djelatnost, recimo dodati maloprodaju uz skladište, zapišite to odmah.
Troškovi. Zakupnina od nekoliko tisuća eura može izgledati povoljno dok ne vidite mjesečni obračun upravitelja zgrade. Tražite da se u ugovor ili prilog upiše popis troškova koje snosi zakupnik i ključ raspodjele (po površini, po brojilu, po broju korisnika).
Primopredajni zapisnik. Fotografije, stanja brojila, popis opreme i oštećenja, potpisani s obje strane. Bez zapisnika nema temelja za zadržavanje depozita ni za obranu od takvog zahtjeva.
Detaljniji popis po fazama naći ćete u našem kontrolnom popisu za zakup poslovnog prostora, a pravne preduvjete saželi smo u popisu pravnih uvjeta za zakup.
Zakupnina, porez i tko što prijavljuje
Visina zakupnine u Sloveniji jako ovisi o vrsti prostora i lokaciji. Izvješće Geodetske uprave o evidentiranim zakupima uredske prostore prati kao zasebno podtržište i upozorava da su podtržišta poslovnih nekretnina heterogena i relativno mala. Zato prosjeci rijetko govore mnogo o vašem konkretnom prostoru: ured u centru Ljubljane i skladište uz autocestu kod Celja nemaju zajedničku cijenu po kvadratu.
Kod poreza je ključno tko je zakupodavac, a tko zakupnik. Prema uputama portala eUprava o porezu na dohodak od zakupa:
- Fizička osoba daje prostor pravnoj osobi. Zakupnik, kao isplatitelj, obračunava i plaća porez na dohodak (dohodnina) umjesto zakupodavca. Za vlasnika to znači manje administracije, ali zakupnina u ugovoru mora jasno navesti radi li se o bruto ili neto iznosu.
- Fizička osoba daje prostor drugoj fizičkoj osobi. Zakupodavac sam podnosi prijavu za utvrđivanje dohodnine, i to do 28. veljače za prethodnu godinu.
Ako je zakupodavac tvrtka, zakupnina ulazi u njezin redovni prihod, a pitanje PDV-a na zakupninu treba riješiti s računovođom prije potpisa, jer utječe na iznos koji zakupnik stvarno plaća i na to može li ga odbiti. U ugovor upišite je li iznos naveden s PDV-om ili bez njega. To je jedna rečenica koja sprečava mjesece prepiske.
Za vlasnike koji nisu sigurni kolika je realna zakupnina, korisna polazna točka je stručna procjena vrijednosti poslovne nekretnine, koja daje i tržišnu vrijednost i realan raspon zakupnine.
Kako iznajmiti poslovni prostor: koraci za obje strane
Redoslijed je za zakupnika i zakupodavca gotovo isti, samo s druge strane stola.
- Definirajte potrebu ili ponudu. Zakupnik: površina, broj radnih mjesta, parkiranje, nosivost poda, pristup kamionima, vrijeme do kupaca. Zakupodavac: kome prostor odgovara i što ste spremni prilagoditi.
- Provjerite nekretninu. Izvadak iz zemljišne knjige (tko je vlasnik, postoje li hipoteke), namjena u prostornom planu, uporabna dozvola za predviđenu djelatnost, energetska iskaznica. Za ugostiteljstvo i trgovinu hrane provjerite i tehničke uvjete.
- Provjerite drugu stranu. Zakupodavac provjerava boniteta zakupnika i blokade računa. Zakupnik provjerava je li osoba koja potpisuje vlasnik ili ovlaštena za zakup.
- Dogovorite ključne uvjete u pismu namjere. Zakupnina, trajanje, razdoblje bez zakupnine za adaptaciju, jamstvo, tko plaća preuređenje. Tek onda pišite ugovor.
- Pripremite ugovor i priloge. Tlocrt, popis opreme, popis troškova, plan adaptacija. Ugovor neka pregleda odvjetnik, osobito odredbe o otkazu i jamstvu.
- Potpis i jamstvo. Depozit ili bankovna garancija predaje se prije primopredaje, nikad nakon.
- Primopredaja. Zapisnik, fotografije, brojila, ključevi. Ako tvrtka registrira sjedište na adresi, zakupodavac daje pisanu suglasnost.
- Praćenje tijekom zakupa. Godišnje usklađivanje zakupnine, obračun troškova, popravci. Dogovorene promjene uvijek aneksom, nikad e-mailom.
Opširnije o pojedinim fazama pisali smo u uputama za sklapanje ugovora o zakupu i u tekstu o tome na što paziti pri zakupu.
Posebnosti po vrsti prostora
Isti predložak ne odgovara svakom prostoru.
- Uredi. Važni su fleksibilnost površine (opcija širenja ili smanjenja), parkirna mjesta, pristup izvan radnog vremena i tko plaća prilagodbu rasporeda. Ako tražite ured u glavnom gradu, pogledajte ponudu ureda u Ljubljani.
- Trgovine. Natpisi na pročelju, radno vrijeme centra, zabrana konkurentske djelatnosti u istom objektu i eventualna zakupnina vezana uz promet. Više o tome na stranici o zakupu trgovačkih prostora.
- Skladišta. Nosivost poda, visina do greda, rampe, protupožarni uvjeti i osiguranje robe. Pogledajte i zakup skladišta u Sloveniji.
- Ugostiteljski lokali. Uporabna dozvola za ugostiteljstvo, ventilacija, odvod masti, terasa i suglasnost etažnih vlasnika. Ulaganja su ovdje najveća, pa je pitanje tko je vlasnik opreme po isteku ugovora presudno.
- Zemljišta. Kod zakupa poslovnog zemljišta dogovorite smije li zakupnik graditi, tko je vlasnik objekata po isteku i u kakvom stanju zemljište vraća.
Najčešće greške koje skupo koštaju
Preuzet predložak s interneta. Velik dio predložaka koji se pojavljuju u pretraživanju pisan je za Hrvatsku, Srbiju ili BiH i poziva se na tamošnje zakone. Za Sloveniju su u najboljem slučaju nepotpuni.
Neodređena površina. "Oko 200 m²" ne znači ništa ako se zakupnina ili troškovi obračunavaju po kvadratu. Navedite neto površinu i način mjerenja.
Nema klauzule o usklađivanju. Na ugovor na pet godina bez indeksacije zakupodavac kasnije gleda s nelagodom, a zakupnik bez gornje granice usklađivanja s jednakom nelagodom.
Ulaganja zakupnika bez dogovora. Zakupnik uloži u adaptaciju, ugovor se raskine, a nitko nije zapisao što se događa s ulaganjem. Zapišite tko odobrava radove, tko je vlasnik i postoji li naknada.
Usmeni dogovori uz pisani ugovor. Popust na prva tri mjeseca ili dopušteni podzakup postoje samo ako su u aneksu.
Otkaz bez provjerenog postupka. Budući da posebni postupak iz starog zakona više ne postoji, zakupodavac koji želi brzo vratiti prostor mora imati jasne razloge za raskid i rokove u samom ugovoru.
Naše iskustvo iz slovenske prakse
U razgovorima s vlasnicima i tvrtkama primjećujemo isti obrazac: ljudi pregovaraju o zakupnini, a potpisuju sve ostalo. Iznos po kvadratu je samo jedan broj u ugovoru. Troškovi zgrade, rok bez zakupnine za uređenje, uvjeti otkaza i tko plaća prilagodbe često vrijede više od popusta koji ste izborili na cijeni.
Otkad poslovni zakup uređuje Obligacijski zakonik, ugovor je postao glavni dokument. Ono što ne piše u njemu više ne nadomješta poseban zakon. Zato kod svakog posla krećemo od analize: kakav je prostor, što traži tržište za takav prostor na toj lokaciji i kakav odnos obje strane žele za pet ili deset godina. Tek tada pišemo uvjete.
Radimo s ograničenim brojem klijenata upravo zato što svaki zakup tražimo i pregovaramo pojedinačno. Ured u Ljubljani, skladište na Štajerskom i lokal na obali imaju različite rizike i različite pregovaračke adute. Kad zakupnik i zakupodavac jasno znaju što su potpisali, odnos traje dulje, a to je najbolji ishod za obje strane.
— Maruša
Kada se isplati angažirati agenciju
Ako ste zakupnik, zastupnik vam pronalazi prostor koji odgovara poslu, a ne samo oglasu, i pregovara o uvjetima u vaše ime. Ako ste zakupodavac, zastupanje uključuje određivanje realne zakupnine, provjeru zakupnika i ugovor koji štiti vašu imovinu. U HOOF-u nudimo zastupanje zakupodavaca i zakupnika, analizu tržišta i investicijsko savjetovanje, a za vlasnike koji ne žele svakodnevno brinuti o zgradi i upravljanje poslovnim nekretninama. Aktualne urede, skladišta, trgovine i lokale diljem Slovenije pogledajte u našoj ponudi poslovnih prostora ili nam se javite preko stranice HOOF.
Česta pitanja
Mora li ugovor o zakupu poslovnog prostora u Sloveniji biti pisan?
Za ugovore sklopljene od 19. lipnja 2021. pisani oblik više nije uvjet valjanosti, jer se primjenjuje Obligacijski zakonik. U praksi je ipak nužan: bez pisanog ugovora teško dokazujete zakupninu, rokove i namjenu, a banke, upravitelji zgrada i registri redovito traže dokument.
Mogu li koristiti hrvatski predložak ugovora?
Možete ga koristiti kao podsjetnik na teme, ali ne kao gotov ugovor. Hrvatski predlošci pozivaju se na hrvatski Zakon o zakupu i kupoprodaji poslovnoga prostora, koji u Sloveniji ne vrijedi. Ugovor za prostor u Sloveniji treba se temeljiti na slovenskom pravu i slovenskoj terminologiji.
Tko plaća porez kad fizička osoba iznajmljuje prostor tvrtki?
Ako fizička osoba daje prostor pravnoj osobi, porez na dohodak obračunava i plaća zakupnik kao isplatitelj. Ako prostor uzima druga fizička osoba, zakupodavac sam podnosi prijavu do 28. veljače za prethodnu godinu. Za konkretan izračun obratite se računovođi ili poreznoj upravi FURS.
Smije li zakupnik dati prostor u podzakup?
Samo uz suglasnost zakupodavca, a najbolje je da je ona zapisana u ugovoru. Ugovor može podzakup potpuno zabraniti, dopustiti ga povezanim tvrtkama ili ga vezati uz prethodnu pisanu suglasnost za svaki slučaj posebno.
Izvori
- Tax-Fin-Lex: Dida Volk, zakupni odnosi za poslovne prostore nakon ukidanja ZPSPP-a
- Odvjetničko društvo Neffat: promjene u uređenju zakupa poslovnih prostora
- MojaUprava.hr: ugovor o najmu poslovnog prostora u Hrvatskoj
- Geodetska uprava RS: izvješće o evidentiranim zakupima
- eUprava: porez na dohodak od davanja imovine u zakup
