Navodila za sklepanje najemne pogodbe za poslovni prostor

Najemna pogodba za pisarno, skladišče, trgovino ali lokal v Sloveniji je veljavna samo, če je sklenjena pisno. Zakon pa poslovni najem ureja ohlapno, zato večino pravil, ki bodo za vas veljala naslednja leta, postavita najemodajalec in najemnik sama. V tem vodniku gremo po vrsti: kaj preverite pred podpisom, katere določbe mora pogodba vsebovati, kje se najpogosteje zaplete pri stroških, trajanju in odpovedi ter kaj morate urediti po podpisu. Navodila veljajo za obe strani, za lastnike, ki prostor oddajajo, in za podjetja, ki ga najemajo.

TL;DR

• Pogodba za poslovni prostor mora biti pisna, sicer po ZPSPP ni veljavna. Ustni dogovor vas ne ščiti.
• Stanovanjski zakon za poslovni najem ne velja. Stroški obratovanja, vzdrževanje in ključ delitve stroškov so samo to, kar zapišete v pogodbo.
• Pogodba za določen čas se lahko sama spremeni v pogodbo za nedoločen čas, če najemnik ostane v prostoru, lastnik pa v enem mesecu ne ukrepa.
• Najemodajalec pogodbo za nedoločen čas odpove po sodni poti, z odpovednim rokom najmanj enega leta.
• Po podpisu uredite še davčne obveznosti in prijavo posla v evidenco trga nepremičnin.

Kazalo

• Kateri predpisi veljajo za poslovni najem
• Kaj preverite, preden sploh pišete pogodbo
• Sestavine, ki jih pogodba mora vsebovati
• Najemnina, zavarovanje in stroški obratovanja
• Trajanje, podaljšanje in odpoved
• Česa najemodajalec ne sme narediti, ko najemnik ne plačuje
• Davki in prijava posla po podpisu
• Od prvega ogleda do ključev v sedmih korakih
• Naš pogled: pogodba je poslovni načrt, ne obrazec
• Pogosta vprašanja
• Viri

Kateri predpisi veljajo za poslovni najem

Temeljni predpis je Zakon o poslovnih stavbah in poslovnih prostorih (ZPSPP), ki je star, a v ključnih delih še vedno velja. Kar v njem ni urejeno, se presoja po Obligacijskem zakoniku in sodni praksi. Za vsebino pogodbe to pomeni veliko svobode in hkrati veliko odgovornosti: zakon vas ne bo rešil nejasne formulacije.

Pogosta zmota je, da za poslovni prostor veljajo enaka pravila kot za stanovanje. Ne veljajo. Višje sodišče v Ljubljani je v sodbi I Cpg 165/2012 obravnavalo spor o obratovalnih stroških in ključu delitve v poslovni stavbi. Iz takih primerov je jasno, da je pri poslovnem najemu pogodba tista, ki določa, kdo plača kaj. Zato vzorci za stanovanjski najem, ki jih najdete na spletu, za poslovni prostor niso primerni brez temeljite predelave.

Podrobnejši pregled zakonskih zahtev smo zbrali v članku seznam pravnih pogojev za najem poslovnih prostorov.

Kaj preverite, preden sploh pišete pogodbo

Dobra pogodba se začne pred prvim osnutkom. Preden se pogajate o višini najemnine, preverite:

1. Lastništvo in bremena. V zemljiški knjigi preverite, kdo je lastnik prostora in ali so vpisane hipoteke, prepovedi ali drugi najemi. Če prostor oddaja nekdo, ki ni lastnik, zahtevajte pisno soglasje ali pooblastilo lastnika.
2. Identifikacijo prostora. Pogodba naj navaja ID znak dela stavbe iz katastra stavb, ne le naslov in nadstropje. Tako ni dvoma, kaj je predmet najema, kar je pomembno predvsem v velikih poslovnih kompleksih.
3. Namembnost. Preverite, ali je prostor dejansko primeren za vašo dejavnost. Gostinski lokal ali trgovina imata drugačne zahteve kot pisarna, kar velja tudi za skladišče z dostavo s tovornjaki.
4. Zastopanje strank. Pri pravnih osebah preverite v poslovnem registru, kdo je zakoniti zastopnik in ali za podpis potrebuje soglasje.
5. Dejansko stanje. Opravite ogled s seznamom pomanjkljivosti, fotografijami in stanji števcev. Ta zapis kasneje postane priloga k pogodbi.

Celotno dokumentacijo, ki jo potrebujete za ta korak, najdete v vodniku pomembni dokumenti za najem poslovnega prostora.

Sestavine, ki jih pogodba mora vsebovati

12. člen ZPSPP zahteva pisno obliko in določa osnovne sestavine. V praksi pa mora dobra pogodba pokriti precej več. Spodnja tabela kaže, kaj zapisati in kje se najpogosteje zalomi.

Če pripravljate lastne klavzule, si pomagajte s primeri pogodbenih klavzul v gospodarskih pogodbah, ki dobro pokažejo, kako natančno formulirati obveznosti, roke in posledice kršitev. Vsako klavzulo nato preverite glede na slovensko pravo.

HOOF

Premislite najem poslovnega prostora

Ob obisku se lahko pogovorite o podpori pri najemu poslovnih prostorov in svetovanju, prilagojenem vašim potrebam.

HOOF Real Estate Advisory

Slovenska cesta 19, 1000 Ljubljana

Poglejte pot

© OpenStreetMap contributors

Najemnina, zavarovanje in stroški obratovanja

Pri najemnini zapišite znesek na mesec ali na kvadratni meter, ali vključuje DDV, rok plačila in način usklajevanja v daljšem obdobju. Brez klavzule o usklajevanju ostane najemnina pri večletni pogodbi nespremenjena, kar je za lastnika slabo, za najemnika pa dobra novica, ki je ne bo rad odpiral.

Največji vir sporov so stroški obratovanja. Ker jih zakon pri poslovnem najemu vnaprej ne določa, mora pogodba vsebovati:

• seznam stroškov, ki jih nosi najemnik (elektrika, voda, ogrevanje, čiščenje skupnih prostorov, varovanje, upravljanje, zavarovanje stavbe),
• ključ delitve, na primer po površini, po števcih ali po dejanski porabi,
• način in rok obračuna ter pravico najemnika do vpogleda v račune.

Pri zavarovanju plačila se dogovorite o varščini ali bančni garanciji, o njeni višini, kdaj jo lastnik sme unovčiti in v kolikšnem času jo vrne po izselitvi. Kaj je za najemnika razumno, opisujemo v članku značilnosti ugodnih najemnih pogojev za poslovne prostore.

Trajanje, podaljšanje in odpoved

Tukaj je past, ki jo lastniki najpogosteje spregledajo. Po 27. členu ZPSPP se pogodba za določen čas obnovi za nedoločen čas, če najemnik po izteku še naprej uporablja prostor, najemodajalec pa v enem mesecu ne vloži sodne zahteve za izpraznitev. Lastnik, ki je računal na petletni najem, tako lahko nevede dobi najemnika za nedoločen čas.

To je pomembno zaradi odpovedi. Najemno razmerje za nedoločen čas najemodajalec odpove po sodni poti, odpovedni rok pa po 24. členu ZPSPP ne sme biti krajši od enega leta. Odpoved mora vsebovati točen datum izselitve.

Praktični nasvet za obe strani: tri do šest mesecev pred iztekom pogodbe se pisno dogovorite, ali jo podaljšate z aneksom ali se najemnik izseli. Vse o odpovednih rokih in razlogih smo zbrali v članku ključne stvari pri najemu poslovnega prostora in odpovedni rok.

Česa najemodajalec ne sme narediti, ko najemnik ne plačuje

Ko najemnina zamuja, je skušnjava velika: zamenjati ključavnico ali odklopiti elektriko. Sodna praksa je jasna, da samovoljen odklop energije brez sodne odločbe lahko pomeni motenje posesti, najemnik pa vloži posestno tožbo. Za izpraznitev je vedno treba ubrati zakonito pot.

Zato v pogodbo zapišite jasne razloge za izredno odpoved, roke za odpravo kršitev in posledice zamude, na primer zamudne obresti in pravico do unovčenja garancije. Če pride do spora, se pred kakršnimkoli ukrepom posvetujte z odvetnikom, ki se ukvarja z gospodarskimi najemi. Katere obveznosti ima lastnik med trajanjem najema, razlagamo v članku obveznosti najemodajalca poslovnih prostorov.

Davki in prijava posla po podpisu

Davčna obravnava je odvisna od tega, kdo prostor oddaja. Če ga oddaja fizična oseba, se dohodek iz oddajanja premoženja v najem obdavči po pravilih dohodnine, po 25-odstotni stopnji. Če oddaja podjetje, je treba presoditi, ali se najemnina obračuna z DDV ali je oproščena. Ta odločitev vpliva na znesek, ki ga zapišete v pogodbo, zato jo s svojim računovodjo ali davčnim svetovalcem uskladite pred podpisom, ne po njem.

Najemni posli se sporočajo tudi v evidenco trga nepremičnin, ki jo vodi Geodetska uprava RS. O tem, kako se ti podatki zbirajo in uporabljajo, piše poročilo o evidentiranih najemnih poslih. Če v novem prostoru registrirate tudi sedež podjetja, vam pri postopkih pomagajo točke SPOT.

Od prvega ogleda do ključev v sedmih korakih

1. Opredelite potrebe: površina, lokacija, dostop, parkiranje, rok vselitve, proračun skupaj s stroški.
2. Opravite oglede in primerjajte prostore po skupnem mesečnem strošku, ne le po najemnini.
3. Preverite lastništvo, bremena in zastopanje.
4. Pridobite pisno ponudbo ali pismo o nameri z glavnimi pogoji.
5. Uskladite osnutek pogodbe s prilogami: tloris, zapisnik o stanju, seznam opreme.
6. Podpišite pogodbo, predajte zavarovanje in ob izročitvi prostora podpišite primopredajni zapisnik.
7. Uredite davčne obveznosti, prijavo posla in morebitni vpis sedeža.

Za preverjanje vsakega koraka lahko uporabite naš kontrolni seznam za najem poslovnih prostorov 2026.

Naš pogled: pogodba je poslovni načrt, ne obrazec

V HOOF vsak dan delamo z lastniki in najemniki poslovnih nepremičnin. Najdražje napake ne nastanejo pri višini najemnine, ampak v določbah, ki jih nihče ni prebral dvakrat: ključ delitve stroškov, vlaganja najemnika, podaljšanje ob izteku. Pogodba za poslovni prostor je dokument, ki bo vaše poslovanje spremljal več let, zato jo pišemo z mislijo na to, kako bo videti čez tri ali pet let, ko se bo podjetje povečalo ali bo lastnik želel prostor prodati.

Zato strankam svetujemo, naj se pogodbe ne lotevajo z vzorcem iz spleta, ampak z jasnim seznamom lastnih ciljev. Lastnik naj ve, kakšen donos in kakšno stabilnost pričakuje. Najemnik naj ve, koliko prostora bo potreboval, ko bo rasel. Šele potem pride na vrsto besedilo.

Če pogodbo sklepate prvič ali gre za večjo površino, vas lahko zastopamo pri iskanju in pogajanjih. Najemnikom pomagamo pri najemu poslovnih prostorov, od pisarn do skladišč in lokalov, lastnikom pa pri oddaji poslovnih prostorov, od tržnega pozicioniranja in iskanja najemnika do strukturiranja pogodbenega razmerja. Če najprej želite vedeti, kakšna najemnina je za vaš prostor realna, začnite z oceno vrednosti poslovne nepremičnine.

— Maruša

Pogosta vprašanja

Ali je ustni dogovor o najemu poslovnega prostora veljaven?

Ne. ZPSPP zahteva pisno obliko, pogodba, ki ni sklenjena pisno, pa ni veljavna. Tudi kratkotrajen najem zato vedno uredite s pisno pogodbo.

Ali potrebujem notarja za najemno pogodbo?

Zakon notarske oblike za najem poslovnega prostora ne zahteva, pisna pogodba zadostuje. Overitev podpisov ali notarski zapis pa prideta v poštev, kadar želite pogodbo uporabiti kot podlago za vpis v zemljiško knjigo ali za neposredno izvršbo, o čemer se posvetujte z notarjem.

Kaj se zgodi, ko pogodba za določen čas poteče?

Če najemnik ostane v prostoru, najemodajalec pa v enem mesecu ne vloži sodne zahteve za izpraznitev, se pogodba obnovi za nedoločen čas. Zato pravočasno podpišite aneks o podaljšanju ali dogovor o izselitvi.

Ali lahko najemodajalec zaradi neplačila odklopi elektriko?

Ne brez sodne odločbe. Samovoljni odklop energije ali zamenjava ključavnice lahko pomeni motenje posesti. Za izpraznitev mora lastnik ubrati sodno pot.

Kdo plača stroške obratovanja?

Tisti, ki ga določa pogodba. Pri poslovnem najemu zakon tega ne ureja vnaprej, zato v pogodbo zapišite seznam stroškov, ključ delitve in način obračuna.

Viri

• Zakon o poslovnih stavbah in poslovnih prostorih (ZPSPP), PISRS
• ZPSPP, prečiščeno besedilo, PISRS
• VSL sodba I Cpg 165/2012, PISRS
• Sodna praksa o motenju posesti, Iskalnik sodne prakse
• FURS: Dohodek iz oddajanja premoženja v najem
• GURS: Poročilo o evidentiranih najemnih poslih
• SPOT svetovanje, eVEM

Priporočeno

• Seznam pravnih pogojev za najem poslovnih prostorov